Capitolul I: Descrierea competiției
Art. 1. Prezentul document are rolul de a crea un cadru regulamentar pentru ediția 2024 a proiectului organizat de către Asociația ONedu prin Centrul de Tineret și Voluntariat (Centrul iVoluntar) – „Gala Voluntariatului din România” numit în cele ce urmează în prezentul document „Gala”.
Art. 2. Scopul proiectului este de a premia cei mai implicați voluntari din România. Asociația ONedu își propune să aducă în atenția publică voluntari remarcabili din diferite ramuri de interes general și premierea acestora, astfel încurajând implicarea în comunitate. Orice interpretare a prezentului regulament se va realiza în spiritul acestui scop.
Capitolul II: Definiții și informații generale
Art. 3. Organizatorul este Asociația ONedu, persoană juridică română, cu sediul social în Cluj-Napoca, str. Eugen Ionesco 67, bl.A, sc.1, apt.27, jud. Cluj, cod fiscal 49039313.
Art. 4. Termeni și expresii
Capitolul III: Eligibilitate
Art. 5 (1) Nominalizarea unui voluntar se poate realiza doar de către organizații non-guvernamentale – apolitice și areligioase, grupuri de inițiativă și instituții publice.
(2) Nominalizarea unui voluntar corporatist se poate realiza doar de către o persoană juridică română de tip societate comercială sau societate bazată pe acțiuni, care desfășoară acțiuni/programe de voluntariat pentru angajații săi.
(3) La anumite categorii, pot exista restricții de eligibilitate, ce vor fi specificate la respectiva categorie.
(4) Voluntarii nominalizați în cadrul competiției trebuie să aibă vârsta minimă de 15 ani. Această limită de vârstă este stabilită prin corelarea cu reglementările din Codul Muncii, care stipulează că la vârsta de 15 ani o persoana fizică poate încheia un „contract de muncă, cu acordul părinţilor sau al reprezentanţilor legali, pentru activităţi potrivite cu dezvoltarea fizică, aptitudinile şi cunoştinţele sale, dacă astfel nu îi sunt periclitate sănătatea, dezvoltarea şi pregătirea profesională.” (Codul Muncii, Articolul 13).
(5) Numărul maxim de ore de voluntariat efectuate de un voluntar nominalizat nu poate depăși 1600 de ore (conform următorului principiu de calcul 6 ore/ zi lucrătoare * 22 de zile lucrătoare/ lună * 12 luni).
Art. 6. Persoanele juridice aflate în stare de insolvență, nu au activitate pe rețelele de socializare sau au fost înființate după data de 1 martie 2024, nu sunt eligibile spre a nominaliza și nici să fie nominalizați. De asemenea, aplicațiile care cuprind nominalizatori finanțați de partide politice sau culturi religioase, implicate în scandaluri publice sau care au încălcat legea statului român, vor fi considerate nule.
Art. 7. Persoanele fizice nominalizate care au devenit voluntari după data de 1 mai 2024, nu sunt eligibili spre a fi nominalizați. De asemenea, se consideră ineligibile și persoanele fizice care au împlinit vârsta de 15 ani după data de 1 mai 2024.
Art. 8. Personalul Organizatorului nu fi nominalizat și nici nu poate nominaliza. Prin personal se înțelege membrii asociați, membrii Consiliului Director, voluntarii și angajații Organizatorului.
Capitolul IV: Categorii de premii
Art. 9. Prezentul proiect își propune să premieze voluntarii, organizațiile non-guvernamentale și persoanele juridice comerciale în cadrul următoarelor categorii, în funcție de domeniul de implicare al nominalizatului:
Art. 10. Educațional și tineret
Se pot nominaliza de către organizațiile-gazdă, în sensul legii 78/2014, doar persoanele fizice eligibile a căror activitate a fost în domeniul educațional sau în domeniul tineretului. Vor fi premiați doar primii trei voluntari, conform jurizării, cu locurile I, II și III.
Art. 11. Sănătate, Mediu și protecția animalelor
Se pot nominaliza de către organizațiile-gazdă, în sensul legii 78/2014, doar persoanele fizice eligibile a căror activitate a fost în domeniul sănătății, mediului sau protecția animalelor. Vor fi premiați doar primii trei voluntari, conform jurizării, cu locurile I, II și III.
Art. 12. Social și umanitar
Se pot nominaliza de către organizațiile-gazdă, în sensul legii 78/2014, doar persoanele fizice eligibile a căror activitate a fost în domeniul social și umanitar. Vor fi premiați doar primii trei voluntari, conform jurizării, cu locurile I, II și III.
Art. 13. Artă, cultură și sport
Se pot nominaliza de către organizațiile-gazdă, în sensul legii 78/2014, doar persoanele fizice eligibile a căror activitate a fost în domeniul artei, al culturii sau sportiv. Nu sunt eligibili membrii clubului sportiv, ci doar persoanele fizice cu contract de voluntariat, conform Legii 78/2014. Vor fi premiați doar primii trei voluntari, conform jurizării, cu locurile I, II și III.
Art. 14. Voluntarul corporatist al anului 2024
Se pot nominaliza de către societățile comerciale și societățile bazate pe acțiuni doar persoanele fizice, angajate înainte de 1 aprilie 2024, care s-au implicat în cel puțin una dintre acțiunile/programele de voluntariat derulate de companie. Va fi premiat doar o persoană fizică, conform jurizării.
Art. 15. Organizația anului 2024
Se pot auto-nominaliza doar organizațiile non-guvernamentale, non-profit, apolitice și areligioase eligibile. Va fi premiată doar o organizație, conform jurizării.
Art. 16. Coordonatorul de voluntari al anului 2024
Se pot nominaliza de către organizațiile-gazdă, în sensul legii 78/2014, doar persoanele fizice eligibile ce au avut responsabilitatea de a coordonat echipe de voluntari și au avut rolul de coordonator de voluntari, în sensul legii 78/2014. Va fi premiat doar o persoană fizică, conform jurizării.
Art. 17. Cel mai apreciat voluntar al anului 2024
Toate persoanele fizice nominalizate la categoriile din cadrul art. 9, lit. a) – d) sunt înscrise automat în categoria Cel mai apreciat voluntar al anului 2024. Câștigătorul este decis prin votul publicului, conform procesului de vot descris în prezentul regulament.
Art. 18. Cel mai tânăr fundraiser Galantom
Câștigătorul este decis de către Asociația OneKind, administratorul platformei galantom.ro, conform propriilor criterii decise de către conducerea Asociația OneKind și comunicate Organizatorului.
Art. 19. Prin excepție, la ediția 2024 a competiției sunt luate în considerare doar realizările și activitatea efectuate în perioada 1 ianuarie 2023 – 1 septembrie 2024, atât în procesul de nominalizare, cât și în procesul de jurizare și premiere.
Capitolul V: Comisia de preselecție
Art. 20. (1) Comisia de preselecție are rolul de a studia nominalizările realizate de către nominalizatori și de a invalida nominalizările neeligibile, conform prezentului regulament. De asemenea, în cazuri excepționale – un număr extrem de mare de nominalizări la o anumită categorie, în proporționalitate cu celelalte categorii, prin decizia Directorului executiv și anexată prezentului regulament, comisia de preselecție poate avea rolul și de a selecta un număr limită de nominalizări pentru fiecare categorie spre a fi jurizate. În această situație, pentru a selecta un anumit număr de nominalizări, se va respecta metodologia de jurizare din prezentul regulament.
(2) Comisia de preselecție, cu acordul scris al nominalizatorului, are dreptul de a reîncadra nominalizarea în altă categorie decât cea la care a fost realizată, dacă categoria nu este cea potrivită. În cazul în care, nominalizatorul nu este de acord, Organizatorul poate considera nominalizarea nulă.
Art. 21. (1) Componența Comisiei de preselecție este 2 reprezentanți ai Organizatorului și minim un reprezentant extern – reprezentant al societății civile, din sectorul non-guvernamental, manager dintr-un domeniu de activitate, jurnalist, profesor, etc. Comisia de preselecție se numește prin decizia directorului executiv, cu cel puțin 5 zile înaintea începerii procesului de preselecție.
(2) Componența Comisiei de preselecție este publicată pe platforma proiectului, Președintele comisiei de preselecție are rolul de a centraliza jurizarea efectuată de membrii comisiei de preselecție și de a delibera rezultate procesului. Comunicarea între membrii Comisiei de preselecție este strict interzisă, încălcarea acestei prevederi ducând la excluderea membrilor respectiv și a nulității jurizării acestora.
Art. 22. (1) În situația în care doi sau mai mulți nominalizați obțin același punctaj, în situația excepțională mențională la art. 20, pct. 1, punctajul Președintelui comisiei de preselecție este decisiv.
(2) Dacă un membru al Comisiei de preselecție este exclus sau renunță din motive personale, jurizarea acestuia devine nulă și este numit un alt membru.
Capitolul VI: Juriul și procesul de jurizare
Art. 23. (1) Componența juriului diferă în funcție de categorie, cu excepția categoriilor Organizația anului 2024 și Coordonatorul de voluntari al anului 2024, care vor avea același juriu.
(2) Fiecare componență de juriu va fi formată din trei persoane – reprezentanți ai societății civile și a sectorului non-guvernamental, manageri din diverse domenii de activitate, jurnaliști, profesori, bloggeri, etc. Componența juriilor va fi comunicată public pe platforma competiției.
(3) Componența fiecărui juriu se numește prin decizia directorului executiv, cu cel puțin cinci zile înaintea începerii procesului de jurizare. Este interzisă numirea în componența juriilor a personalului Asociației ONedu.
(4) La decizia Organizatorului, se pot realiza și interviuri (online sau fizic) la care vor participa juriul categoriei respective și nominalizații. În această situație, comunicarea între jurați privind jurizarea despre nominalizări este permisă doar în cadrul interviurilor.
Art. 24. Metodologie de jurizare
Semifinaliștii – nominalizații proveniți din procesul de preselecție, vor intra în procesul de jurizare, numit și competiția finală. Fiecare jurat va acorda un punctaj pe o scală de la 1 la 5, pe fiecare dintre următoarele cirterii:
Punctajul final este suma dintre punctajele pentru cele patru criterii. Comunicarea între jurați este interzisă, încălcarea acestei prevederi ducând la excluderea juratului și nulitatea jurizării.
Art. 25. Conflictul de interese
Conflictul de interese este definit în situația în care o organizație, care are în board, în echipa de conducere sau a fost înființată de către un membru al juriului, înscrie în concurs un voluntar la una din secțiunile jurizate direct de membru respectiv. Totodată, conflictul de interese apare și în situația în care un membru al juriului se cunoaște personal cu nominalizatul respectiv, având relații familiale, sociale sau profesionale, iar jurizarea se face direct de membrul juriului în cauză. În situația în care apare conflictul de interese, membrul juriului nu va avea drept de a juriza aplicația organizației respective.
Art. 26. (1) În situația în care doi sau mai mulți nominalizați obțin punctaje egale, punctajul acordat de comisia de preselecție este decisiv.
(2) Dacă un membru al unuia dintre jurii este exclus sau renunță din motive personale, jurizarea acestuia devine nulă și este numit un alt membru.
(3) Comunicarea între jurați despre nominalizări este interzisă și conduce la excluderea juraților respectivi și nulitatea jurizărilor acestora. Se va numi în cel mai scurt timp alți jurați, prin decizia directorului executiv.
Capitolul VII: Procesul de vot online
Art. 27. Votul se desfășoară exclusiv în mediul online, prin intermediul platformei competiției, fiecare votant având posibilitatea de a vota o singură dată. Pentru a limita numărul tentativelor de fraudă, Organizatorul implementează în procesul de vot un sistem de protecție bazat pe adresa de email sau pe un alt cont de socializare.
Art. 28. Votantul este persoana fizică română care votează în cadrul unei sau mai multe categorii și deține un cont Google.
Art. 29. În situația în care Organizatorul consideră că există suspiciuni de fraudare a sistemului și procesului de vot online, prin decizia Organizatorului se poate renunța la categoria Cel mai apreciat voluntar al anului 2024.
Capitolul VIII: Procesul de nominalizare
Art. 30. Procesul de nominalizare se desfășoară pe platforma competiției, prin intermediul formularului disponibil în secțiunea Nominalizează. Orice persoană juridică/grup de inițiativă eligibilă poate nominaliza doar până la data și din calendarul competiției, publicat pe platforma competiției. Orice nominalizare efectuată după data și ora din calendarul oficial este considerată nulă. Organizatorul își rezervă dreptul de a prelungi perioada de nominalizare, fără a avea obligația de a anunța în prealabil. Transmiterea nominalizării implică însușirea și acceptarea din oficiu a prezentului Regulament.
Art. 31. Oricine este interesat să nominalizeze are dreptul la consiliere din partea Organizatorului, printr-o solicitare scrisă la galavoluntariatului@onedu.ro.
Art. 32. La solicitarea Organizatorului, nominalizații trebuie să poată prezenta acte oficiale sau alte dovezi care să demonstreze informațiile din cadrul nominalizării (spre exemplu, dar fără a se limita la, fișe de pontaj, contractul de voluntari, fotografii). Lipsa prezentării sau în situația în care se găsesc neconcordanțe, Organizatorul își rezervă dreptul de a exclude nominalizarea. Este în responsabilitatea nominalizatorului să se asigure că are acordul nominalizatului cu privire la transmiterea de date cu caracter personal către Asociația ONedu.
Art. 33. Fiecare nominalizator și nominalizat va primi un e-mail de confirmare cu privire la înscrierea sa în cadrul competiției, înaintea începerii procesului de jurizare.
Art. 34. În situația în care un nominalizat dorește să renunțe la aplicația sa sau a fost efectuată fără acordul său, poate depune o cerere scrisă la adresa de email galavoluntariatului@onedu.ro și la biroul Asociației ONedu din Cluj-Napoca.
Art. 35. Formularul de nominalizare
Pentru ca nominalizarea să fie considerată validă, nominalizatorul trebuie să completeze obligatoriu următoarele câmpuri, în funcție de categoria pentru care nominalizează:
În cadrul formularului de nominalizare, Organizatorul poate adăuga câmpuri suplimentare, dar care nu vor avea caracter obligatoriu și nu vor influența procesul de validare al nominalizărilor.
Capitolul IX: Platforma de jurizare
Art. 36. Organizatorul își rezervă dreptul de a publica informații din cadrul nominalizării pe platforma de jurizare, fără ca aceasta să aibă accesul restricționat.
Art. 37. Platforma de jurizare va cuprinde informații despre fiecare nominalizare, folosindu-se principiul „informațiile irelevante sunt confidențiale”. În cadrul fiecărei nominalizări, în secțiunea observații, se pot scrie informații adiționale obținute de către comisia de preselecție, posibilități de nereguli și modificări aduse nominalizării, cu acordul nominalizatorului.
Capitolul X: Confidențialitatea
Art. 38. Asociația ONedu este operatorul de date cu caracter personal. Organizatorul se angajează să păstreze confidențialitatea datelor cu caracter personal ale nominalizaților și nominalizatorilor. Asociația ONedu stochează și prelucrează datele cu caracter personal aplicând reglementările europene și naționale, sisteme securizate bazate pe acces restricționat și principiul accesului doar la persoanele autorizate și care au nevoie de respectivele informații. Scopurile prelucrării datelor este: desfășurarea procesului de preselecție, jurizare, vot și premiere, promovarea proiectului în comunitate și contactarea nominalizatului și a nominalizatorului privind informații despre proiect. Asociația ONedu aplică în procesul de prelucrare a datelor cu caracter personal prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 al Parlamentului European și al Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a directivei 95/46/CE (regulamentul general privind protecția datelor) și ale legislației naționale, precum și reglementările interne ale Asociației ONedu pentru colectarea, prelucrarea și protecția datelor cu caracter personal.
Art. 39. Asociația ONedu prelucrează următoarele date cu caracter personal:
Art. 40. Organizatorul își rezervă dreptul de a dezvălui public următoarele informații din cadrul formularului de nominalizare: numele și prenumele nominalizatului, vârsta nominalizatului, informații privind contribuția organizației/a voluntarului în domeniul său de activitate, motivele pentru care comunitatea ar trebui să premieze organizația/voluntarul, proiectele și activitățile relevante inițiate, desfășurate sau la care organizația, voluntarul sau compania au participat în perioada 1 ianuarie 2023 – 1 septembrie 2024, numele nominalizatorului, numărul total de voluntari, vechimea organizației/voluntarului/companiei, descriere a coordonatorului de voluntari. Dacă Organizatorul dorește dezvăluirea publică și a altor informații, va solicita în scris acordul nominalizatorului.
Art. 41. Asociația ONedu nu răspunde de lipsa obținerii acordului de transmitere a datelor cu caracter personal prin formularul de nominalizare și canelele de comunicare digitală de către nominalizator. Nominalizatul poate solicita în scris retragerea din competiție, la adresa galavoluntariatului@onedu.ro și va recomanda acestuia depunerea unei reclamații la autoritatea națională privind reglementarea și supravegherea datelor cu caracter personal.
Art. 42. Asociația ONedu își rezervă dreptul de a dezvălui către membrii comisiei de preselecție și jurați, pe lânga datele menționate la Art. 40., următoarele date cu caracter personal: e-mail și telefon ale nominalizatului și nominalizatorului.
Art. 43. Organizatorul asigură persoanelor fizice și juridice ce sunt subiecții prelucrării datelor dreptul la informare și acces la datele cu caracter personal, dreptul la rectificare, actualizare, portabilitate, ștergere, la restricționare și opoziție în conformitate cu prevederile legislației în vigoare. Datele personale sunt păstrate de organizator pe întreaga perioadă a proiectului și ulterior încetării acestuia, în conformitate cu prevederile legale referitoare la arhivarea documentelor.
Art. 44. Subiecții prelucrării datelor se obligă să informeze Organizatorul cu privire la modificarea datelor cu caracter personal.
Capitolul XI: Dispoziții finale
Art. 45. Asociația ONedu își rezervă dreptul de a modifica prezentul regulament. Orice modificare a acestuia va fi anunțată public, pe site și pe rețelele de socializare.
Art. 46. Participarea la proiect este restricționată de prezentul regulament și anexele, parte integrată a prezentului regulament.
Art. 47. Asociația ONedu își rezervă să descalifice sau să evacueze din sala proiectului nominalizați, invitați și participanți ai nominalizatorilor pe motive de comportament neadecvat, limbaj licențios, scandal, injurii și cuvinte jignitoare aduse la adresa Organizatorului, comisiei de preselecție și jurați. Ca o completare la acest articol, Asociația ONedu nu va descalifica/evacua din sală persoane care doar publică/adresează Organizatorului nemulțumiri, păreri personale și feedback privind proiectul.
Art. 48. Participanții poartă întreaga responsabilitate asupra veridicității și legalității documentelor transmise.
Art. 49. Prezentul regulament este public pe www.gala.ivoluntar.org.